中小企做寫字樓裝修招標，唔需要好複雜，但一定要有三份文件：邀請報價信（講清楚邀請咩、幾時截標、點交）、工程範圍說明（逐區列明要做嘅嘢同大廈要求）、劃一報價表（每間公司用同一個格式報價）。再加上實地視察、書面答問同預先公佈嘅評標準則，就可以令幾份報價對得齊，揀到真正合適嘅承辦商，而唔係只睇邊個總數最低。
- 招標目的係令每間公司報同一樣嘢，方便比較同日後監察
- 邀請三至五間公司通常已足夠，太多會增加評標工作
- 工程範圍要逐區寫，並附平面圖、大廈裝修守則同設計要求
- 劃一報價表可以避免各家報價格式唔同、無從對比
- 所有答問要書面回覆並同時發俾全部投標者，保持公平
- 評標準則要喺邀請信預先講明，例如價錢、工期、經驗、方案
寫字樓裝修招標流程：中小企簡化版
大型機構嘅招標可能有預審資格、標書押金同多輪議價，但一般中小企寫字樓裝修，用以下簡化流程已經足夠。重點係每一步都有書面記錄，日後同合夥人、管理層或者核數師交代都有根據。
- 整理內部需要：人數、工作位、會議室、儲物、茶水間、伺服器或網絡位，以及搬入日期
- 索取大廈資料：向管理公司攞裝修守則、平面圖同審批程序
- 準備招標文件：邀請報價信、工程範圍說明、劃一報價表、平面圖
- 揀選邀請對象：揀三至五間有寫字樓經驗嘅公司
- 安排實地視察：同一日或分時段帶各公司睇單位，避免資料唔一致
- 書面答問：設截止問問題日期，答案同時發俾所有投標公司
- 回標同評標：按預先公佈嘅準則評分，必要時約頭兩三間面談
- 判標同簽約：將最終確認嘅範圍、報價同條款寫入合約
整個寫字樓裝修點樣由簽租約排到搬入，可以參考寫字樓裝修流程｜由簽租約到搬入。呢篇集中講招標文件點寫。
邀請報價信要寫咩
邀請報價信係招標嘅封面，令收到嘅公司一眼知道：你係邊個、要做咩、幾時要、點樣交。寫得清楚，收返嚟嘅報價質素都會高啲。
| 段落 | 要寫嘅內容 |
|---|---|
| 項目概要 | 公司名稱、單位地址同樓層、實用面積、大廈類型（例如甲級寫字樓、工商大廈） |
| 工程性質 | 新租單位裝修、現有寫字樓翻新，定係擴充或改間隔 |
| 附件清單 | 工程範圍說明、劃一報價表、平面圖、大廈裝修守則 |
| 重要日期 | 實地視察日期、截止提問日期、截標日期同時間、預計開工及完工日期 |
| 交標方式 | 電郵或密封文件、收件人、檔案格式、要唔要簽署同蓋印 |
| 報價要求 | 報價有效期、是否包括設計、要附工程進度表同過往寫字樓項目資料 |
| 評標準則 | 會考慮嘅因素同大概比重 |
| 聲明 | 公司唔一定接納最低或任何報價；投標費用由投標者自行承擔 |
工程範圍說明同劃一報價表點寫
工程範圍說明（Scope of Works）係整套招標文件最重要嘅部分。寫得越具體，各家報價越可比，日後加數爭拗越少。建議按區域加工種寫，每項都寫明數量或者範圍：
- 拆卸及還原：現有間隔、地氈、天花係咪需要拆，廢料清運由邊個負責
- 間隔：房間數目、牆身類型（例如輕鋼龍骨石膏板、玻璃間隔）、隔音要求
- 天花及燈光：保留大廈原有天花定重做，燈具類型同照度要求
- 地台：地氈、膠地板或其他，要唔要升高地台走線
- 電力及網絡：每個工作位嘅插座同數據點、伺服器位、電力負荷要求
- 冷氣及通風：接駁大廈中央冷氣、增加出風口，或者伺服器房獨立冷氣
- 消防：花灑頭、煙感、緊急照明、出口指示牌按間隔調整
- 訂造傢俬：接待櫃、儲物櫃、茶水間櫃、會議枱（如包括）
- 其他：門禁、窗簾、標誌牌、清潔
劃一報價表：最有效嘅比較工具
由你預先畫好一張報價表，列出所有項目同單位，讓每間公司填單價同數量。咁樣幾份報價收返嚟，可以直接並排比較，唔使逐份重新整理。報價表可以包括：
- 項目編號同描述（跟足工程範圍說明）
- 計價單位（例如按平方呎、按米、按件、按項）
- 投標者填寫嘅數量、單價、小計
- 物料品牌及型號欄
- 「投標者建議嘅額外項目」欄，分開列出，唔混入主表
工程費用由邊啲因素影響，可以參考寫字樓裝修費用點計｜影響預算嘅因素；網絡位點規劃，可以睇寫字樓網絡佈線｜數據線、機櫃同插座規劃。
大廈要求點寫入招標文件
寫字樓裝修同住宅最大分別之一，係大廈管理公司嘅要求多而且具體。如果招標文件冇講，投標公司可能冇計入相關成本，判咗標之後先發現要加。以下係常見要寫入嘅大廈要求：
| 大廈要求 | 對報價嘅影響 | 招標文件點寫 |
|---|---|---|
| 裝修圖則審批 | 要準備圖則同文件，影響開工日 | 列明由承辦商負責準備送審文件 |
| 指定承辦商 | 消防、冷氣接駁等可能要由大廈指定公司做 | 列明邊啲項目屬指定承辦商、費用由邊方支付 |
| 施工時間 | 嘈音工程可能要喺非辦公時間做 | 附上大廈守則，要求投標者計入相關安排 |
| 保險同按金 | 大廈多數要求第三者責任保險同裝修按金 | 列明保險由承辦商購買，按金由邊方支付 |
| 升降機及通道保護 | 要預約貨用升降機、做保護 | 要求計入保護工程同清運安排 |
唔同大廈規矩差異好大，一切以管理公司最新裝修守則為準。甲級寫字樓嘅常見要求同應對方法，可以參考甲級寫字樓裝修規則｜大廈管理要求點應對。另外，涉及電力工程要由註冊電業承辦商進行，完工後發出 WR1；如果改動影響樓宇結構或者屬小型工程，就要按屋宇署要求處理，呢啲都可以要求投標者喺報價說明。
回標期限同評標準則
回標期限要俾足時間投標者睇現場、問問題同計數。太短，收返嚟嘅報價會好粗略，多數靠「暫定」同「另議」填補；太長，又會拖慢成個搬遷時間表。一般做法係由實地視察起計預留一至兩星期，範圍複雜或者要出設計方案就再長啲。
評標準則：唔好只睇最低價
評標準則最好喺邀請信預先講明，令投標者知道你重視咩，亦令內部評審有一致標準。比重可以按公司情況自行決定：
| 評標因素 | 要睇咩 |
|---|---|
| 價錢 | 按劃一報價表比較，留意有冇漏項同不合理低價 |
| 工期 | 進度表係咪計入大廈審圖同非辦公時間施工 |
| 寫字樓經驗 | 過往同類型大廈項目、熟唔熟管理公司程序 |
| 方案質素 | 設計同物料建議係咪切合你嘅工作模式 |
| 文件完整度 | 報價表有冇填齊、物料型號有冇寫、有冇附保險資料 |
| 付款同保養條款 | 付款期數係咪對應進度、保養期同執漏安排 |
評標後可以約最高分嘅兩三間公司面談，澄清報價入面嘅假設，再要求最終報價。判標之後，記得禮貌通知未獲選嘅公司；如果打算日後再合作，簡單講吓原因都有幫助。商業同住宅裝修公司嘅分別，可以參考住宅同商業裝修工程公司分別懶人包。
常見問題
寫字樓裝修招標要邀請幾多間公司？
中小企一般邀請三至五間已足夠。太少難以比較，太多會令評標工作量大增，亦未必有足夠時間逐間安排實地視察同答問。揀選時優先考慮有寫字樓同類型大廈經驗嘅公司。
寫字樓裝修邀請報價信點寫？
邀請報價信要包括項目概要、工程性質、附件清單、實地視察同截標日期、交標方式、報價要求、評標準則，以及「不一定接納最低報價」等聲明。附件包括工程範圍說明、劃一報價表、平面圖同大廈裝修守則。
寫字樓裝修報價點樣比較先公平？
最有效係由業主預先準備劃一報價表，要求所有投標者按同一項目同單位填寫，並將額外建議項目分開列。所有答問亦要書面回覆並同時發俾全部投標者，確保大家基於同一資料報價。
寫字樓裝修回標期要預幾耐？
一般由實地視察起計預留一至兩星期；如果要投標者提交設計方案，或者工程範圍涉及大量機電改動，就要預留更長時間。期限太短，報價容易出現大量暫定項目。
大廈指定承辦商嘅工程要唔要放入招標？
要喺招標文件列明。寫清楚邊啲項目要由大廈指定承辦商做、由邊方安排同支付，投標者先可以準確報價同排期，避免判標後先發現有項目冇人計入。
寫字樓裝修一定要揀最低價嗎？
唔一定。評標應該綜合考慮價錢、工期、寫字樓經驗、方案質素、文件完整度同付款保養條款。邀請信寫明公司不一定接納最低或任何報價，可以保留按綜合評分判標嘅彈性。
Leave a Reply